Exadocs
Teollisuuden dokumentinhallinnan ratkaisut
Dokumentinhallinnan kokonaisratkaisu ja teollisuuden toimialaratkaisut
Teollisuusala kuuluu maailman dynaamisimpiin ja nopeimmin kehittyviin aloihin, ja tehokas dokumentinhallinta on keskeinen tekijä sen menestymisessä. Exadocs tarjoaa innovatiivisen ratkaisun dokumenttien hallintaan, joka vastaa teollisuuden ainutlaatuisia tarpeita ja haasteita.
Työohjeet ja asiakkaalta tulevat dokumentit
Tarve
Saada työntekijälle oikeat piirustukset ja työohjeet.
Ratkaisu
- Exadocsissa työntekijä näkee oikeat piirustukset nimikkeen ja projektin kautta
- Työntekijä näkee myös työhön liittyvät muut ohjeet kuten turvallisuusohjeet
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Työntekijä näkee liikaa tai liian vähän ohjeita ja dokumentteja
- Ohjeiden ja piirustusten nimeäminen vaihtelee
- Versionhallinta on haastavaa
Tarve
Purkaa ja käsitellä päämieheltä tuleva valmistusdokumenttien nippu.
Ratkaisu
- Dokumenttinippu tuodaan Exadocsin tuontinäkymään ja dokumentit järjestyvät automaattisesti tekoälyn avulla
- Työntekijä voi täydentää tarkentavia tietoja ja tarkistaa tiedot
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Purkaminen on usein toistuva aikaa vievä työvaihe
- Kansiopohjaisissa ratkaisuissa dokumentit eivät ole aina oikeiden henkilöiden käytettävissä
- Valmistusdokumenteista on useita versiota eri paikoissa
Tarve
Hallita laatupätevyyksiä. Pätevyydet uusittava yrityksen toimesta useita kertoja vuodessa.
Ratkaisu
- Pätevyystodistukset Exadocsissa
- Pätevyyden uusinta-ajankohdat ja ilmoitukset vastuuhenkilöille
- Samat pätevyyksiin liittyvät dokumentit ovat työnjohdon, HR:n ja työntekijän käytettävissä.
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Pätevyydet vanhenevat
- Pätevyyksien hallinta ja muistutukset
- Pätevyydet eivät ole oikeiden henkilöiden käytettävissä tai ovat liian laajassa jaossa
Säännöstenmukaisuus ja sopimustenhallinta
Dokumentinhallinta tukee säännöstenmukaista toimintaa helpottaen auditointeja, sertifiointeja ja GDPR-asetuksen noudattamista.
Tarve
Hallita ja löytää yrityksen solmimat sopimukset helposti.
Ratkaisu
- Sopimukset tunnistetaan ja tuodaan Exadocsiin
- Erääntyvät sopimukset nähdään sopimuksen päättymisajan perusteella
- Allekirjoitetut sopimukset pystyy erittelemään ja näkemään nopeasti
- Yritys voi tallentaa omat sopimuspohjat malleiksi ja luoda järjestelmällisesti uusia yhdenmukaisia sopimuksia sopimusnumeroineen
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Sopimukset ovat hajallaan useissa paikoissa ja järjestelmissä
- Vaikeus löytää voimassaoloaika
- Sopimukset ovat kaikki erilaisia ja nimetty eri tavalla, ylläpito ja kokonaiskuvan saaminen on raskasta
- Käyttöoikeuksien hallinta
Tarve
Tallentaa ja hallita yrityksen laatujärjestelmään liittyvä dokumentaatio. Esimerkiksi ISO 9001.
Ratkaisu
- Laatudokumentaatio tuodaan Exadocsiin
- ISO9001 tallennetaan Laatukäsikirja Toiminnon alle
- Yksittäiset laatujärjestelmää koskevat dokumentit ovat työntekijöiden käytettävissä
- Auditointidokumentaatio
- Poikkeamahallinta ja seuranta
- Hyväksyntäprosessi dokumenteille
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Kokonaisuus hankalasti hallittavissa
- Työhön liittyvä laatudokumentaatio on vaikeasti löydettävissä tavalliselle työntekijälle
- Poikkeamaraportointi voi jäädä vähäiseksi jos raportointi koetaan liian hankalaksi
- Käyttöoikeuksien hallinta
- Dokumenttien monistumisen estäminen
- Tietosiilot, tieto hajaantuu helposti useisiin järjestelmiin
Tarve
Hallita dokumentaatiota GDPR:n mukaisesti.
Ratkaisu
- Henkilötietoja sisältävät dokumentit voi merkitä ja niihin pääsyä rajoittaa
- Dokumentit jotka sisältävät GDPR:n alaista tietoa vaativat erillisen hyväksynnän käyttäjältä tietojen katseluun
- Henkilötiedon käsittelystä jää jälki järjestelmään
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Käyttöoikeuksien hallinta
- Henkilötietoja sisältävien dokumenttien erottelu
- Lokitiedot
Huollot ja tarkastukset
Tarve
Koneiden ja laitteiden huoltojen hallinta.
Ratkaisu
- Huoltokirja ja kokonaisdokumentaatio
- Laitteet nimikkeinä
- Työmääräimen luonti dokumenttimallista
- Huoltoraportit
- Huolto- ja käyttöohjeet
- Laite- ja huoltodokumentaation jako kumppanille
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Hajaantunut dokumentaatio: paperilla, eri järjestelmissä, huoltokumppaneilla
- Määräaikaiset huollot unohtuvat
- Huoltojen ja tuotantoseisokkien ajoitus
Tarve
Pitää kirjaa kiinteistön huolloista ja tarkastuksista.
Ratkaisu
- Kiinteistö nimikkeenä Exadocsissa
- Kiinteistödokumentaatio ja tehdyt huollot voidaan kohdistaa oikeaan paikkaan
- Tulevat huollot ja tarkastukset
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Kiinteistödokumentaatio hajallaan useissa järjestelmissä
- Huoltojen dokumentointi ja kohdistaminen oikeaan paikkaan
- Tulevien huoltojen aikataulutus esim. hissin seuraava huolto
Tarve
Kalibroida mittalaitteet, joita käytetään kappaleiden valmistuksen laadunvalvonnassa. Mittalaiterekisterin ylläpito, kalibrointipöytäkirjat ja muistutukset.
Ratkaisu
- Mittalaitteet nimikkeinä
- Kalibrointitodistus dokumenttimallina
- Kalibrointiväli ja ilmoitukset sähköpostilla
- Poikkeamakäsittely
- Prosessin dokumentaatio ja perehdytysmateriaalit
Haasteet ilman dokumentinhallintaa
- Nimikkeiden hallinta ja kortiston toteuttaminen
- Säännönmukainen toiminta ja arkistointi
- Ilmoitukset ja seuranta
- Kalibrointitodistukset
Varaa maksuton esittely
Asiantuntijamme esittelevät ohjelmiston ja arvioivat parhaiten teidän tarpeisiinne soveltuvat ratkaisut.
© Exadocs Oy
Ratkaisut