Dokumentinhallintajärjestelmiä käytetään tiedon tehokkaaseen hakemiseen ja varastointiin. Kansioita käytettäessä tiedon löytäminen perustuu pitkälti nimeämiseen, eli siihen minkä niminen tiedosto tai kansio on. On hankalaa ylläpitää yhtenäistä käytäntöä kansioiden ja tiedostojen nimeämiseen, lisäksi tiedon pirstaloituminen eri kansioihin ja järjestelmiin vaikuttaa tiedon löydettävyyteen.

Keskeisin ero perinteisiin kansioihin dokumentinhallintajärjestelmillä on metatietojen käsittely, jonka avulla tietoa voidaan hakea useilla eri tekijöillä verrattuna kansioihin. Metatieto on sananmukaisesti tietoa tiedosta, eli esimerkiksi dokumentille liitettävä metatieto asiakkaasta, tilausnumero tai muu tunnistetieto.

Merkittävä ero huomataan kun haetaan tietoa. Kansioissa tietoa haetaan porautumalla kansioihin ja hakukentillä. Haasteena on kansiorakenne, joka voi palvella kerrallaan vain yhtä näkökulmaa. Otetaan esimerkiksi Myynnin kansiot, jotka on voitu organisoida seuraavasti:

Myynti – Vuosi – Asiakas

Ongelmaksi tulee kun vuosia tulee lisää, tieto pirstaloituu.

Sama ongelma tulee myös toisella järjestyksellä:

Myynti – Asiakas – Vuosi

Käytännön elämässä tietoa joutuu hakemaan useammasta kuin yhdestä kulmasta kerrallaan. Tässä tarvitaan avuksi dokumentinhallintajärjestelmää.

Me Exadocsilla olemme kehittäneet markkinoiden tehokkaimman dokumentinhallintajärjestelmän, joka on luotu nopeaan tiedonhallintaan ja hakemiseen.

Voit etsiä tietoa yhtä aikaa esimerkiksi:

Hakusanalla, asiakkaalla, projektinumerolla tai tietyn tyyppisellä dokumentilla. Kaikkien näiden yhdistelmät ovat myös mahdollisia ilman kansiorakennetta.